Czego nie wklejać do ChatGPT w pracy biurowej. Lista do wydrukowania
Piątek, 15:40. Klient przysyła długiego maila z reklamacją. W środku jest numer zlecenia, stawka, nazwisko kierowcy i jego telefon. Chcesz odpisać szybko, więc zaznaczasz całość, kopiujesz i wklejasz do czatu z dopiskiem „odpisz uprzejmie”.
Odpowiedź jest dobra. Problem w tym, co poszło do czatu razem z pytaniem.
Sam łapałem się na tym odruchu. Nie z głupoty, tylko z pośpiechu. Szybciej jest skopiować całość, niż zastanowić się, co właściwie kopiuję.
Dlaczego to w ogóle problem?
To, co wklejasz do czatu, wychodzi poza Twoją firmę. Trafia na serwery dostawcy narzędzia, a zależnie od ustawień konta rozmowa może posłużyć do trenowania kolejnych modeli. Usunięcie rozmowy nie cofa tego, że tekst już wyszedł z firmy.
Druga sprawa: to często nie są Twoje dane. Nazwisko kierowcy, stawka klienta, pensja koleżanki. Ktoś Ci je powierzył do pracy, a nie do wklejania, gdzie popadnie.
Z AI dalej możesz korzystać. Wystarczy wiedzieć, co ma zostać w firmie.
Czego nie wklejać do czatu z AI?
- Danych, po których da się rozpoznać człowieka. Imię i nazwisko razem z adresem, telefonem, PESEL-em, numerem dowodu albo rejestracją auta. Na przykład dane kierowcy ze zlecenia albo CV kandydata.
- Pieniędzy przypisanych do osoby lub firmy. Wynagrodzeń z listy płac, numerów kont, zadłużenia konkretnego klienta.
- Informacji o zdrowiu i sprawach prywatnych. Zwolnień lekarskich, powodów nieobecności, spraw rodzinnych pracowników.
- Haseł i dostępów. Loginów, kodów, kluczy do systemów, linków do udostępnionych folderów.
- Tajemnic handlowych. Stawek i marż dla konkretnych klientów, warunków umów, ofert przetargowych, wyników przed ich ogłoszeniem.
- Dokumentów objętych poufnością. Umów z klauzulą poufności i korespondencji klienta, której nie wolno przekazywać dalej.
- Całych eksportów z systemów. Pełnej bazy klientów, raportu z systemu „jak leci”, tabeli, w której nie wiesz, co siedzi w ostatnich kolumnach.
Zanim wkleisz, zapytaj siebie: czy ten fragment mógłby pójść mailem do obcej firmy? Jeśli nie, nie wklejaj go do czatu.
Co wkleić zamiast prawdziwych danych?
AI rzadko potrzebuje prawdziwych danych. Potrzebuje kontekstu i tego, jak ma wyglądać wynik.
„Odpisz panu Markowi Nowakowi z firmy ABC, że zwrot 2 340 zł za uszkodzoną paletę przelejemy na konto 12 3456 7890…”
„Odpisz klientowi (firma transportowa, współpracujemy od 3 lat), że zwrot kwoty [KWOTA] za uszkodzoną paletę przelejemy w ciągu 14 dni. Ton: uprzejmy i rzeczowy.”
Przykład fikcyjny. Kwotę i nazwisko wstawiasz z powrotem już w swojej poczcie. To minuta pracy, a nic nie wychodzi z firmy.
Pomagają w tym proste nawyki:
- Zamieniaj nazwiska na role: „Klient A”, „Kierowca 1”, „osoba z działu kadr”.
- Kwoty zastępuj znacznikiem, jeśli AI ma Ci pomóc tylko w tekście.
- Z tabeli usuń kolumny, których AI nie potrzebuje, zanim cokolwiek wkleisz.
- Chcesz pokazać problem z tabelą? Zrób trzy wiersze fikcyjnych danych o tej samej budowie.
A jeśli mam konto firmowe?
Jeśli firma daje Ci narzędzie AI na koncie firmowym, z umową i spisanymi zasadami, ta lista może wyglądać inaczej. Wtedy obowiązują zasady Twojej firmy, a nie ta kartka. Prywatne konto, nawet płatne, to jednak nie to samo co konto firmowe.
Nie wiesz, jakie zasady obowiązują u Ciebie? Zapytaj przełożonego albo osobę od IT. Za pytanie nikt nie zbankrutował.
Najczęstsze pytania
Czy wystarczy zamienić nazwisko na inicjały?
Nie zawsze. Inicjały razem ze stanowiskiem, miastem i datą nadal mogą wskazać konkretną osobę. Sprawdź, czy ktoś z Twojej firmy domyśliłby się, o kogo chodzi.
Coś z tej listy jest już w czacie. Co teraz?
Usuń rozmowę i sprawdź w ustawieniach konta, czy Twoje rozmowy mogą służyć do trenowania modeli. Jeśli chodziło o dane osobowe, powiedz o tym przełożonemu albo osobie odpowiedzialnej w firmie za ochronę danych. Lepiej zgłosić to od razu, niż czekać, aż sprawa wyjdzie sama.
Czy to dotyczy tylko ChatGPT?
Nie. Te same zasady stosuj w Claude, Gemini, Copilocie i każdym innym czacie z AI.
Ta lista nie ma Cię straszyć. Ma wisieć przy monitorze, żeby między „kopiuj” a „wklej” była chwila na zastanowienie.
A co ostatnio prawie trafiło do Twojego czatu? Napisz mi na kontakt@jakubskorski.pl. Chętnie odpowiem.
Jakub