Piątkowe podsumowanie tygodnia dla szefa. Jak zrobić je z AI, żeby nie dopisało sukcesów, których nie było

Piątek, 15:40. Za dwadzieścia minut wychodzisz, a szef prosi o krótkie podsumowanie tygodnia. Przez pięć dni działo się sporo: reklamacja, oferta, cennik, spotkanie z IT, nowa osoba w zespole. Teraz pamiętasz dwie rzeczy, obie z dzisiaj.

Niedawno przeczytałem na LinkedInie prostą radę: dwa maile do przełożonego w tygodniu. W poniedziałek plan. W piątek podsumowanie: co zrobione, czego nie i dlaczego, czego się nauczyłeś. Rada jest dobra. Tylko że w piątek o 15:40 taki mail zwykle powstaje z pamięci, czyli na czuja.

Więc wklejasz do czatu hasła z notatek i piszesz: „zrób z tego maila do szefa”. Po chwili masz gładki tekst.

I niby spoko. Do momentu, kiedy czytasz go drugi raz. „W tym tygodniu wdrożyłem nowy formularz zamówień i skutecznie zamknąłem reklamację klienta B”. W notatkach było „spotkanie z IT o formularzu, termin nieustalony” i „reklamacja B, magazyn nie odpisał”. Formularz nie działa. Reklamacja jest otwarta.

W poniedziałek szef zapyta, od kiedy działa nowy formularz. Albo, co gorsza, pochwali się nim swojemu przełożonemu.

Dlaczego AI dopisuje sukcesy, których nie było?

Bo prosisz o maila do szefa, a takie maile zwykle brzmią jak lista sukcesów. Model uzupełnia luki najbardziej typową wersją. „Spotkanie” zamienia się we „wdrożenie”, „wysłana oferta” w „pozyskanego klienta”. Brzmi lepiej, tylko nie jest prawdą.

Problemem nie jest AI. Problemem jest polecenie, które nie mówi, że liczą się wyłącznie Twoje notatki.

Co AI zrobi dobrze przy podsumowaniu tygodnia?

Całkiem sporo, jeśli mu to rozpiszesz.

• Ułoży rozrzucone hasła w trzy części: zrobione, niezrobione, wnioski.
• Połączy wpisy o tej samej sprawie z różnych dni, na przykład reklamację z poniedziałku i z czwartku.
• Wyłapie, czego brakuje: sprawę bez zakończenia albo zadanie bez przyczyny opóźnienia.
• Napisze to krótko i rzeczowo, bez przechwałek i bez przepraszania, jeśli mu to powiesz.

Czego AI nie zrobi za Ciebie?

Nie wie, czy klient C przyjął ofertę. Nie wie, dlaczego raport sprzedaży nie powstał, jeśli tego nie zapisałeś. I na pewno nie wie, czego się w tym tygodniu nauczyłeś.

Tę ostatnią część piszesz sam, choćby jednym zdaniem. AI może najwyżej zadać Ci pytanie, które pomoże ją uzupełnić.

Sam sprawdzasz też ton i to, czy mail nie obiecuje terminów, których nikt nie ustalił.

Jak to rozpisać, żeby AI niczego nie dopisało?

Najważniejsza jest jedna zasada. AI pracuje tylko na Twoich notatkach. Jeśli coś jest w toku, pisze „w toku”. Jeśli z notatek nie wynika, czy sprawa jest zamknięta, pisze „brak potwierdzenia w notatkach” i pyta Ciebie.

Jesteś moim asystentem przy piątkowym podsumowaniu tygodnia dla przełożonego. Pracujesz tylko na notatkach, które wkleję poniżej.

1. Nie dopisuj niczego, czego nie ma w notatkach: efektów, liczb, terminów ani słów typu „wdrożone”, „zakończone”, „z sukcesem”. Jeśli sprawa jest w toku, napisz „w toku”.
2. Jeśli z notatek nie wynika, czy sprawa jest zamknięta, napisz: „brak potwierdzenia w notatkach” i dopisz pytanie do mnie.
3. Połącz wpisy o tej samej sprawie z różnych dni.
4. Przygotuj maila w trzech częściach:
   A. Zrobione: krótkie punkty.
   B. Niezrobione i dlaczego: tylko przyczyny, które są w notatkach. Jeśli przyczyny brak, napisz „przyczyna do uzupełnienia”.
   C. Czego się nauczyłem: zostaw puste i zadaj mi jedno pytanie, które pomoże mi to uzupełnić.
5. Ton rzeczowy, bez przechwałek i bez przepraszania. Najwyżej 12 punktów.

Pod mailem, osobno, wypisz pytania do mnie i rzeczy niepotwierdzone.

Notatki: [hasła z tygodnia; nazwy klientów i osób zamień na litery]

Kopiuj polecenie

Jak wygląda taki mail?

Fikcyjne notatki z tygodnia:

pon: reklamacja B, uszkodzona dostawa, zdjęcia do magazynu
wt: oferta dla C wysłana
wt: spotkanie z IT o nowym formularzu zamówień, termin nieustalony
śr: poprawiony cennik, 2 błędne stawki z zeszłego miesiąca
czw: reklamacja B, magazyn nie odpisał
czw: 2 h szkolenia nowej osoby w zespole
pt: raport sprzedaży niezrobiony, brak danych od handlowców

Mail, który z tego wyszedł:

Efektowny nie jest. Za to pokazuje Twój tydzień, a nie jego ładniejszą wersję. Szef wie, co jest w toku, i widzi, gdzie utknęły reklamacja i raport. A w poniedziałek rozmawiasz z szefem o tych dwóch sprawach, zamiast tłumaczyć się z formularza.

A co z danymi z notatek?

Dwa tygodnie temu pisałem, czego nie wklejać do ChatGPT. Notatki z nazwami klientów i współpracowników to dokładnie taki przypadek.

Jeśli firma nie daje Ci narzędzia AI na koncie firmowym ze spisanymi zasadami, zamień nazwy na litery. Do podsumowania tygodnia AI nie musi wiedzieć, kim jest klient B.

Najczęstsze pytania

AI nie wie, jak minął Ci tydzień. Wie za to, czego w notatkach brakuje, i potrafi o to zapytać, zanim mail trafi do szefa.

Jak to wygląda u Ciebie? Piszesz takie podsumowania, czy szef dowiaduje się wszystkiego przy kawie? Napisz mi na kontakt@jakubskorski.pl. Chętnie odpowiem.

Jakub