Liczby dla zarządu. Jak z AI opowiedzieć wyniki historią

Poniedziałek, 8:50. O dziewiątej pokazujesz zarządowi wyniki października. Tabela jest gotowa: plan, wykonanie, odchylenia, wszystko się sumuje. Jest nawet wykres przychodów tydzień po tygodniu.

Po pierwszym slajdzie prezes pyta: „A co się stało w trzecim tygodniu?”. Przez następne dziesięć minut rozmawiacie o jednym słupku. Na koniec ktoś pyta: „No dobrze, i co z tego wynika?”. Spotkanie się kończy, decyzji nie ma.

Liczby się zgadzały. Zabrakło opowieści: co się zmieniło, dlaczego i co z tym zrobić.

Na tym polega data storytelling. Liczby wplatasz w historię: co się wydarzyło, gdzie i ile to kosztowało. Wykres tę historię pokazuje, a Ty ją opowiadasz. Wtedy „+90 w transporcie” przestaje być wierszem w tabeli i staje się zdarzeniem, które zarząd zapamięta.

Dlaczego to dziś trudniejsze, niż się wydaje?

Policzyć liczby jest dziś łatwo. AI zrobi tabelę i wykres w minutę. Opowiedzieć o nich jest tak samo trudno jak wcześniej. Może nawet trudniej, bo liczb jest więcej, a każda wygląda na ważną.

Poproś AI: „zrób z tego prezentację dla zarządu”. Dostaniesz ładne slajdy ze wszystkimi liczbami. Na końcu pojawi się wniosek, który dobrze brzmi, na przykład „wyniki stabilne, z potencjałem poprawy”. AI może też dopisać przyczynę spadku, której nie było w danych, bo to najbardziej typowe wyjaśnienie.

To raport, w którym są wszystkie liczby i żadnej odpowiedzi.

Co AI zrobi dobrze?

• Policzy odchylenia od planu, w złotych i w procentach.
• Pokaże, z czego składa się różnica w wyniku: ile to przychody, a ile koszty.
• Wypisze anomalie, na przykład tydzień, który mocno odstaje od pozostałych.
• Zaproponuje wykres: słupki do porównań, linię do trendu.
• Przeliczy liczbę na coś, co łatwo sobie wyobrazić: na dzień, na kurs, na klienta.
• Ułoży z Twoich notatek szkic historii: co się wydarzyło, co pokazują liczby, co z tego wynika.
• Zapyta o to, czego brakuje, zanim cokolwiek napisze.

Czego AI nie zrobi za Ciebie?

Nie wie, kto będzie słuchał i jaką decyzję ma podjąć. Nie zna też samej historii: nie wie, że poprzedni przewoźnik zrezygnował ani że przez trzy dni nie działał system do faktur. Bez tego może tylko zgadywać. Nie wie też, że największa zmiana w tabeli nie zawsze jest najważniejsza.

To wiesz Ty. AI może Cię o to dopytać i ułożyć z Twoich odpowiedzi historię, zanim wejdziesz na salę.

Jak to rozpisać, żeby AI nie zgadywało?

Najważniejsza zasada: AI najpierw pyta, potem pisze. Historię układa tylko z Twoich notatek. Jeśli przyczyny nie ma, pisze „przyczyna do uzupełnienia”.

Jesteś moim asystentem przy przygotowaniu wyników miesiąca dla zarządu. Pracujesz tylko na danych i notatkach, które wkleję poniżej.

Zanim cokolwiek przygotujesz, zadaj mi trzy pytania i poczekaj na odpowiedź:
- kto będzie słuchał,
- jaką decyzję ma podjąć,
- co ma zapamiętać, jeśli zapamięta tylko jedno zdanie.

Potem:
1. Policz odchylenia od planu w tys. zł i w procentach. Pokaż, z czego składa się różnica w wyniku.
2. Wybierz najwyżej trzy liczby, które prowadzą do decyzji. Największe odchylenie nie musi być najważniejsze. Napisz, dlaczego wybrałeś te liczby.
3. Dla każdej wybranej liczby napisz krótką historię, 3-4 zdania: co się wydarzyło (tylko z moich notatek), co pokazują liczby, jak to przeliczyć na coś łatwego do wyobrażenia (np. na dzień, na kurs, na klienta) i co z tego wynika. Napisz, na którym wykresie widać tę historię. Jeśli przyczyny nie ma w notatkach, napisz dosłownie: „przyczyna do uzupełnienia”.
4. Wypisz anomalie, które nie są wnioskiem, ale ktoś może o nie zapytać. Do każdej zaproponuj jednozdaniową adnotację na wykres. Przyczynę bierz tylko z notatek.
5. Zaproponuj wykres do każdej liczby: słupki do porównań, linia do trendu.
6. Nie dopisuj własnych przyczyn ani decyzji. Jeśli w notatkach nie ma wariantów decyzji, napisz: „decyzja do uzupełnienia przez kontrolera”.

Przygotuj:
A. Główny przekaz: jedno albo dwa zdania.
B. Historie do slajdów: po jednej na każdą wybraną liczbę.
C. Anomalie z adnotacjami.
D. Propozycje wykresów.
E. Kontrolę jakości: wszystkie obliczenia krok po kroku.

Oznacz całość jako materiał roboczy do sprawdzenia przez kontrolera.

Dane: [pozycje, plan, wykonanie; w tys. zł]
Dane do wykresu: [np. przychody tygodniowo, jeśli są]
Moje notatki: [przyczyny, które znam, i skąd je wiem]

Kopiuj polecenie

Jak to wygląda na przykładzie?

Fikcyjne wyniki października, w tys. zł:

Przychody: plan 2 400, wykonanie 2 280
Koszty transportu: plan 600, wykonanie 690
Pozostałe koszty: plan 1 300, wykonanie 1 290
Przychody tygodniowo: 600, 610, 420, 650

Notatki:
„14-16.10 awaria systemu do faktur. Faktury z października na około 170 wystawiono 4.11.”
„Od 1.10 nowy przewoźnik na trasach do klienta B, stawka wyższa niż u poprzedniego. Poprzedni zrezygnował.”

Odpowiedzi na trzy pytania: słucha zarząd; decyzja dotyczy kosztów transportu; jedno zdanie do zapamiętania: problemem jest transport, nie sprzedaż.

Co z tego wyszło:

Tak mogą wyglądać oba wykresy na slajdach:

Porównaj dwa zdania: „koszty transportu +90 (+15,0%)” i „prawie 3 tys. zł dziennie, od kiedy zmienił się przewoźnik”. Liczba jest ta sama. Zapamiętuje się tylko druga.

Zwróć uwagę na tydzień 3. To największa zmiana na wykresie i pierwsze pytanie prezesa. Nie jest jednak wnioskiem. Jedno zdanie adnotacji zamyka temat, zanim ktoś o nie zapyta.

Wariantów decyzji o transporcie AI nie wymyśliło. Te dopisujesz Ty: drugi przewoźnik, rozmowa o stawce, rozmowa z klientem B. Zarząd dostaje wtedy pytanie, na które może odpowiedzieć na tym samym spotkaniu.

A komentarz do odchyleń?

Komentarz do odchyleń to tekst, który zarząd czyta. Tu chodzi o moment, w którym stoisz przed zarządem i masz pięć minut. Zasada jest ta sama: AI nie zgaduje przyczyn, których nie ma w danych.

A co z danymi firmy?

Wyniki to dane firmy. Pisałem już, czego nie wklejać do ChatGPT. Jeśli firma nie daje Ci narzędzia AI na koncie firmowym ze spisanymi zasadami, zamień nazwy klientów i przewoźników na litery. Do policzenia odchyleń nazwy nie są potrzebne.

Najczęstsze pytania

Dane jest dziś coraz łatwiej ogarnąć z AI. Opowiedzieć o nich nadal musisz Ty, bo historię znasz tylko Ty. AI może ją z Tobą ułożyć, jeśli najpierw zada Ci właściwe pytania.

Jak to wygląda u Ciebie? O co zarząd pyta najczęściej, kiedy pokazujesz wyniki? Napisz mi na kontakt@jakubskorski.pl. Chętnie odpowiem.

Jakub