Budżet na przyszły rok. Jak z AI sprawdzić plany działów, zanim trafią do zarządu

Listopad, czwartek, 16:20. Plany działów miały być do końca października. Masz cztery z sześciu. Zarząd chce wersję roboczą budżetu we wtorek.

Otwierasz plan sprzedaży. Przychody: plus 15%. Koszty prawie jak w tym roku. Notatek do planu brak, jest tylko arkusz.

Na zarządzie prezes wskaże jedną liczbę i zapyta: „skąd te 15%?”. Odpowiadać będziesz Ty, choć liczbę wpisał dział.

I niby wiesz, co robić. Przejść każdy arkusz, porównać z wykonaniem, wypisać pytania. Tylko że w czwartek o 16:20 zostają dwa wyjścia: sprawdzić na szybko albo przepisać plany, jak przyszły. Czyli budżet na czuja.

Dlaczego nie poprosić AI, żeby „poprawiło budżet”?

Bo poprawi. Jeśli w planie brakuje kosztu, AI wstawi najbardziej typową wartość. Jeśli wzrost nie ma uzasadnienia, dopisze uzasadnienie, które dobrze brzmi. Dostajesz gładki budżet, w którym nie widać już, co podał dział, a co dopowiedział czat.

Problemem nie jest AI. Problemem jest polecenie, które każe poprawiać, zamiast sprawdzać.

Co AI zrobi dobrze przy planach działów?

Całkiem sporo, jeśli mu to rozpiszesz.

• Sprawdzi, czy miesiące albo kwartały sumują się do kwoty „razem”.
• Porówna plan z tegorocznym wykonaniem, pozycja po pozycji, w złotych i w procentach.
• Wyłapie proporcje, które w tym roku były stałe, a w planie nagle się zmieniają, na przykład prowizje jako procent przychodów.
• Wypisze pytania do autora planu: każda zmiana bez uzasadnienia to jedno pytanie.

Czego AI nie zrobi za Ciebie?

Nie wie, skąd dział wziął 15%. Nie wie, czy dwóch nowych handlowców to plan, czy marzenie. Nie wie też, które liczby z tegorocznego wykonania to jeszcze prognoza.

Te odpowiedzi zbierasz od działów. AI pomaga tylko zadać pytania wcześniej, w czwartek, a nie na zarządzie we wtorek.

Jak to rozpisać, żeby AI niczego nie dopisało?

Najważniejsza jest jedna zasada. AI pracuje tylko na danych, które wkleisz. Nie poprawia kwot i nie dopisuje założeń. Jeśli czegoś nie ma w danych, pisze „brak założenia w danych”.

Jesteś moim asystentem przy zbieraniu planów działów do budżetu na przyszły rok. Pracujesz tylko na danych, które wkleję poniżej: plan działu na przyszły rok, tegoroczne wykonanie i notatki działu, jeśli są.

1. Sprawdź arytmetykę: czy kwartały lub miesiące sumują się do kwoty „razem” w każdej pozycji. Jeśli nie, pokaż różnicę i nie poprawiaj danych.
2. Porównaj plan z tegorocznym wykonaniem: zmiana w tys. zł i w procentach dla każdej pozycji.
3. Sprawdź proporcje, które w tym roku były stałe, na przykład koszt jako procent przychodów. Jeśli w planie się zmieniają, napisz, o ile, i zapytaj, czy to celowe.
4. Każda zmiana, której nie uzasadniają notatki działu, to pytanie do autora planu.
5. Nie dopisuj własnych założeń ani „rozsądnych” wzrostów i nie poprawiaj kwot. Jeśli czegoś nie ma w danych, napisz dosłownie: „brak założenia w danych”.
6. Przygotuj:
   A. Tabelę: Pozycja | Wykonanie w tym roku | Plan | Zmiana | Uwagi.
   B. Pytania do autora planu, najważniejsze na górze.
   C. Kontrolę jakości: wszystkie obliczenia krok po kroku.

Oznacz całość jako materiał roboczy do sprawdzenia przez kontrolera.

Plan działu: [pozycje, kwartały, razem; w tys. zł]
Wykonanie w tym roku: [pozycje, kwoty; zaznacz, które miesiące to prognoza]
Notatki działu do planu: [jeśli są]

Kopiuj polecenie

Jak to wygląda na przykładzie?

Fikcyjny plan działu sprzedaży, w tys. zł:

Plan na przyszły rok:
Przychody: I kw. 1 300, II kw. 1 350, III kw. 1 350, IV kw. 1 470, razem 5 520
Wynagrodzenia: razem 1 020
Prowizje: razem 240
Marketing: razem 300

Wykonanie w tym roku (styczeń-wrzesień wykonanie, październik-grudzień prognoza):
Przychody 4 800, wynagrodzenia 1 020, prowizje 240, marketing 180

Notatki działu: „dwóch nowych handlowców od kwietnia”

Co z tego wyszło:

Efektowne to nie jest. AI nie napisało, że plan jest „ambitny, ale realny”. Za to masz pięć pytań do działu sprzedaży jeszcze w czwartek. A we wtorek na pytanie prezesa odpowiadasz zdaniem z odpowiedzi działu, a nie „sprawdzę”.

A warianty budżetu?

Jeśli zarząd chce wersję ostrożną i bazową, AI policzy je szybko. Założenia podajesz jednak Ty albo dział, na przykład: przychody plus 15% w bazowej i plus 5% w ostrożnej. AI liczy i pokazuje, które pozycje najbardziej zmieniają wynik. Nie wymyśla, jaki wzrost jest „realny”.

A co z danymi firmy?

Plany działów to dane firmy. Pisałem już, czego nie wklejać do ChatGPT. Jeśli firma nie daje Ci narzędzia AI na koncie firmowym ze spisanymi zasadami, zamień nazwy klientów i osób na litery. Do sprawdzenia arytmetyki i proporcji nazwy nie są potrzebne.

Ta sama zasada działa w komentarzu do odchyleń: AI nie zgaduje przyczyn, których nie ma w danych. Przy budżecie nie zgaduje założeń.

Najczęstsze pytania

AI nie wie, skąd dział wziął 15%. Wie za to, czego w planie brakuje, i potrafi o to zapytać, zanim plan trafi do zarządu.

Jak to wygląda u Ciebie? Kto odpowiada na zarządzie za liczby z planów działów: dział czy kontroler? Napisz mi na kontakt@jakubskorski.pl. Chętnie odpowiem.

Jakub